سالن های کنفرانس یا جلسات همیشه شاهد تبادل نظر بین مدیران و افراد سازمان ها و شرکت ها برای تصمیم گیری های سطح بالا هستند. بنابراین طراحی و اجرای خوب سالن کنفرانس و استفاده از تجهیزات با کیفیت بسیار مهم است. تجهیزات سالن کنفرانس به طور کلی به سه قسمت تجهیزات صوتی، تصویری و نورپردازی تقسیم می شوند. در این میان نقش سیستم کنفرانس که شامل کنسول کنفرانس (میکروفون کنفرانس)، منبع تغذیه و کابل های ارتباطی می باشد. به عنوان قسمت اصلی تجهیزات صوتی سالن از اهمیت بیشتری نسبت به سایر تجهیزات برخوردار است. زیرا تمامی کلمات شنونده توسط این سیستم دریافت و برای پخش به سیستم صوتی ارسال می شود. بنابراین می توان سیستم کنفرانس فرلیچر را مرکز تمامی دستگاه ها دانست.

چه زمانی به سیستم کنفرانس نیاز است؟ (با استفاده از سیستم های کنفرانس):

در نگاه اول ممکن است به نظر برسد که استفاده از سیستم کنفرانس فقط برای دریافت، تقویت و بازتولید صدای سخنرانان در نظر گرفته شده است. این مورد را می توان به عنوان برنامه اصلی سیستم در نظر گرفت، اما تنها برنامه کاربردی نیست. یکی دیگر از کاربردهای سیستم های کنفرانس، مدیریت و سازماندهی جلسات است. به این ترتیب، رئیس جلسه می تواند با گزینه های ارائه شده توسط سامانه، سخنرانی حاضران را مدیریت کند. با استفاده از این اختیارات، رئیس می تواند با نظارت بر قابلیت استفاده از سیستم کنفرانس، از تداخل با سخنان افراد جلوگیری کرده و در نتیجه فرآیند جلسه را مدیریت کند. در میان سایر ویژگی‌ها، می‌توان یک سفارش یا صف برای افرادی که درخواست صحبت از رهبر جلسه را دارند تنظیم کرد.

با استفاده از سیستم های کنفرانس، امکان مستندسازی جلسات وجود دارد. با ترکیب آن با سیستم ضبط ویدیویی، می توان فیلم جلسات را علاوه بر صدا، تهیه و برای استفاده در آینده ذخیره کرد.

برخی از نمونه های سیستم های کنفرانس نیز ویژگی هایی مانند رای دادن کاربر و تفسیر همزمان را ارائه می دهند. این ویژگی ها جلسات را از قالب های سنتی به فرآیندهای مدرن و سطح بالا تبدیل می کند.

سیستم کنفرانس در اتاق جلسه

اتاق ملاقات

همانطور که در بالا در مورد برنامه پخش تصویر کنفرانس و اجرای آن ذکر شد. واضح است که در صورت عدم استفاده از این برنامه ها نمی توان انتظار داشت که از سالن کنفرانس به درستی استفاده شود. در واقع با استفاده از این سیستم می توان بسیاری از جلسات حرفه ای و بسیار موثر برگزار کرد. مقاله‌ای که سازمان‌ها و حتی شرکت‌هایی را که فضای جلسات کوچکی داشتند، به استفاده از این سیستم‌ها سوق داد.

انواع سیستم کنفرانس:

سیستم های کنفرانس را می توان به دو دسته کلی سیستم آنالوگ و سیستم دیجیتال تقسیم کرد. سیستم های آنالوگ مدل قدیمی سیستم های کنفرانس هستند. آن سیستم ها فقط توانایی دریافت، تقویت و ارسال صدای گوینده را برای پخش توسط سیستم صوتی داشتند. با توجه به توانایی های محدود سیستم های آنالوگ، امروزه به ندرت از آنها استفاده می شود. به طوری که کم کم جای خود را به نمونه های دیجیتال دادند. سیستم های کنفرانس دیجیتال علاوه بر قابلیت های فوق قابلیت های دیگری نیز دارند. مهمترین این ویژگی ها عبارتند از:

هماهنگی با سیستم فیلمبرداری در اتاق:

همانطور که قبلا در مقاله ذکر شد، سیستم ردیابی خودکار، در این حالت با روشن کردن هر میکروفون کنفرانس، سیستم فیلمبرداری به سمت آن هدایت شده و تصویر فرد پشت میز کنفرانس را ضبط و ذخیره می کند. این عملیات به صورت کاملا اتوماتیک و بدون دخالت اپراتور انجام می شود.

سیستم رای گیری:

گاهی اوقات سیستم های بحث دیجیتال به کاربران این فرصت را می دهند که در مورد موضوعات مختلف رای دهند. در این صورت مخاطبان آرای خود را روی کنسول کنفرانس مقابل خود ثبت می کنند. به دلیل دیجیتالی بودن رای، قابلیت اطمینان آن بسیار بالاست. علاوه بر این، از این طریق، سیستم عملکردهای مختلفی از جمله احراز هویت کاربر، گزارش دهی، نمایش نتایج...

ترجمه همزمان:

در بسیاری از جلسات امکان حضور افراد با زبان های مختلف وجود دارد. البته لازم است این افراد محتوای جلسه را درک کنند. این را می توان با یک سیستم ترجمه همزمان به دست آورد. این سیستم گاهی به صورت جداگانه در سالن ها موجود است. با این حال، آنها داخلی هستند و در برخی از سیستم های کنفرانس پیشرفته قابل استفاده هستند. به لطف این توانایی، زبان مانعی برای درک مفاهیم و شرکت در سخنرانی های بین المللی نخواهد بود.

اجزای سیستم کنفرانس

سیستم کنترل مرکزی برای تغذیه یا مونتاژ:

منبع تغذیه سیستم کنفرانس، منبع تغذیه مرکزی یا سیستم کنترل مرکزی، نوعی هسته سیستم کنفرانس است. همه میکروفون های کنفرانس به آن متصل هستند. میکروفون ها از طریق این دستگاه کنترل می شوند و صدا به سیستم صوتی سالن ارسال می شود. با برق مرکزی می توان به کنسول کنفرانس اعتماد کرد، تعیین کرد که هر میکروفون کنفرانس چگونه کار می کند (از جمله حالت های عادی، FIFO، فعال سازی صوتی)، اعمال محدودیت برای کنسول ها، اعمال تنظیمات و ارسال اطلاعات لازم به سیستم ضبط ویدیو و بسیاری موارد دیگر. ویژگی ها و تنظیمات منبع تغذیه مرکزی معمولاً به عنوان پایه رک در اتاق کنترل نصب می شود.

کنسول کنفرانس ریاست جلسه را بر عهده داشت:

میکروفون کنفرانس رئیس جمهور یا همان کنترل رئیس جمهور همانطور که از نامش پیداست مخصوص رئیس جلسه است. جدای از امکانات کلی، این دستگاه از امکانات بیشتری نسبت به کنسول های شرکت کننده برخوردار است. زیرا رئیس جلسه باید بتواند روند جلسه را کنترل کند. بنابراین مدیر کنفرانس می تواند از طریق مدیریت کنفرانس خود وظایف مختلفی از جمله: چت، غیرفعال کردن کنترل شرکت کننده، اجازه صحبت به شرکت کننده و ... را انجام دهد.

میکروفون شرکت کنندگان در کنفرانس

کنسول کنفرانس رئیس جمهور

میکروفون کنفرانس شرکت کننده:

کنسول های کنفرانس معمولاً بر اساس تعداد شرکت کنندگان (به استثنای صندلی) در اتاق جلسه نصب می شوند. این دستگاه نسبت به میکروفون کنفرانس ریاست جمهوری قدرت کمتری دارد. بنابراین سایر قسمت های سیستم مونتاژ غیر قابل مدیریت می شوند.

کنسول کنفرانس

رشته های ارتباطی:

برای اتصال کنسول کنفرانس به منبع تغذیه مرکزی از کابل های ارتباطی استفاده می شود. این کابل ها در سایزهای مختلف توسط شرکت سازنده سیستم کنفرانس تولید می شوند. اکثر کابل های ارتباطی امروزه کابل های CAT5E با کانکتور RJ45 هستند. این نوع کابل انتقال سریع و مطمئن سیگنال را تضمین می کند.

کابل ارتباطی کنسول کنفرانس

طراحی و ساختار انواع میکروفون کنفرانس (کنسول کنفرانس):

میکروفون های کنفرانس عموما دارای یک پایه بر روی صفحه کلید، بلندگوها و نمایشگر (بسته به طراحی) و میکروفونی هستند که به نام میکروفون یقه غازی شناخته می شود. بلندگوی روی کنسول صدای گوینده را برای سایر شنوندگان حاضر در سالن که سیستم صوتی ندارند پخش می کند. همچنین بر روی برخی از مدل ها نمایشگری برای نمایش اطلاعاتی مانند زمان، تاریخ، زمان پایان و باقیمانده سخنرانی، اطلاعات رای گیری و سیستم ترجمه همزمان و موارد دیگر تعبیه شده است. میکروفون های Gooseneck در ارتفاع های مختلف طراحی و تولید می شوند تا نیازهای کاربران مختلف را برآورده کنند.

اما سازندگان معروف انواع دیگری از میکروفون های کنفرانس را با ساختاری متفاوت معرفی کرده اند. به عنوان مثال کنسول های سری Qunita Birddynamics مجهز به فناوری Revoluto هستند که میکروفون یقه غازی ندارند و میکروفون ها به صورت خطی در داخل محفظه نصب شده اند. مدل هایی نیز وجود دارند که در داخل دسته میز یا صندلی قرار می گیرند، در مواقعی که استفاده نمی شوند داخل میز مخفی (بسته) و یا تک ساخت (قطعات مجزا) هستند.

سیستم کنفرانس به دو دسته سیمی و بی سیم تقسیم می شود. در سیستم های سیمی همانطور که از نام آن پیداست، هر میکروفون کنفرانس از طریق کابل به کنسول کنفرانس دیگری و در نهایت به سیستم کنترل مرکزی متصل می شود. این روش نصب قطعا سخت تر از روش بی سیم است زیرا به سیم های زیادی نیاز دارد.

در حالت بی سیم، اتصال کنسول به منبع تغذیه مبتنی بر شبکه بی سیم است که نصب و جابجایی کنسول را در صورت نیاز در آینده آسان می کند. کنسول های بی سیم دارای باتری های داخلی هستند که پس از مدت زمان مشخصی باید با تجهیزات خاصی شارژ شوند. لازم به ذکر است که سیستم های بی سیم معمولا گرانتر از مدل های سیمی هستند.

سازندگان سیستم کنفرانس از پروتکل های امنیتی پیشرفته برای مدل های بی سیم خود استفاده می کنند. برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به سیستم آنها همچنین تست های ایمنی پیشرفته ای را بر روی محصول برای گارانتی اضافی انجام می دهند. با این حال، گاهی اوقات سازمان های نظامی یا مراکز اطلاعاتی در مورد شبکه های بی سیم مطمئن نیستند و ترجیح می دهند از بی سیم استفاده کنند.

نکاتی برای انتخاب سیستم مناسب کنفرانس (میکروفون کنفرانس):

با توجه به آنچه تاکنون در خصوص سیستم های کنفرانس ذکر شد. در انتخاب سیستم می توان به نکات زیر اشاره کرد:

اصلاح کار کنفرانس از راه دور: کار اصلی برگزارکنندگان کنفرانس. آنها باید بتوانند صدای گوینده را با دقت و کیفیت بالا ضبط کنند.

ضد نویز: یکی دیگر از ویژگی های مهم سیستم کنفرانس، توانایی آن در جلوگیری از نویز است. این در بسیاری از سیستم ها مهم است. اما در سیستم های قدیمی، امواج الکترومغناطیسی باعث ایجاد نویز در تجهیزات می شود.

مشکل بازخورد: یکی دیگر از مسائل مهم عدم بازخورد * از بلندگوهای صفحه کنترل یا بلندگوهای اتاق به میکروفون کنفرانس است. این در سیستم های مدرن به لطف مدارهای بازخورد پیشرفته انجام شده است.

قابلیت ها و قابلیت های میکروفون سیستم کنفرانس: یکی از عوامل تعیین کننده در انتخاب سیستم مناسب، ظرفیت و قابلیت های آن است. امکاناتی مانند سیمی یا بی سیم، رای گیری، ترجمه همزمان، مدیریت نرم افزار سیستم، امکان اتصال و هماهنگی سیستم های فیلمبرداری، امکان اتصال هدفون به میز کنفرانس، تغییر صدا از کنترل پنل و ....

کیفیت ساخت: با توجه به اینکه سیستم کنفرانس قابل استفاده روزانه و سالها می باشد. سیستمی باید انتخاب شود که کیفیت ساخت بالایی داشته باشد و در طول زمان دچار نقص نشود.

طراحی و ظاهر: زیبایی شناسی میکروفون کنفرانس و هماهنگی آن با ساختار سالن نیز از موضوعات مهم به ویژه در فضاهایی است که به ساختار داخلی توجه ویژه ای می شود. بنابراین، طبق این مقاله، کاربران باید از بین انواع میکروفون‌ها از جمله مدل‌های دارای میکروفون یقه غازی، مدل‌های بدون یقه غاز و مدل‌های داخلی، یکی را انتخاب کنند.

الکتروویژن; طراحی و پیاده سازی سیستم کنفرانس:

شرکت الکتروویژن به عنوان نماینده پیشروترین شرکت های تولید کننده سیستم های کنفرانس در زمینه ارائه خدمات طراحی و اجرای سیستم های کنفرانس برای سازمان ها و ارگان های مختلف فعالیت می کرد. در صورت نیاز به مشاوره در زمینه خرید و نصب سیستم های کنفرانس و تجهیزات عمومی اتاق کنفرانس با کارشناسان الکتروویژن تماس حاصل فرمایید. همچنین برای آشنایی با نمونه کارهای این شرکت در زمینه اتاق کنفرانس به قسمت پروژه ها در بالای صفحه مراجعه کنید.